De oneindige bewaartermijn
In een van mijn dossiers claimen erfgenamen dat zij in 2002 de successierechten hebben voorgeschoten. Ieder heeft de door hen verschuldigde successierechten betaald vanwege de erfenis van hun toen overleden moeder. In haar testament staat dat vader de successierechten moet voorschieten want hij kreeg de beschikking over de volledige nalatenschap. Op grond daarvan vraagt de Belastingdienst nu bij het overlijden van vader, te bewijzen dat de kinderen in 2002 deze successierechten betaalden. Voor dat bedrag heeft vader dan een schuld, die zijn nalatenschap vermindert. Gelukkig hebben de kinderen zelfs na 17 jaar de bankafschriften bewaard waarop deze betalingen vermeld zijn.
Het is een vaak terugkerende vraag hoelang de fiscale of juridische bewaartermijn is. Deze vraag komt vaak van mensen zonder zolderruimte en ijverige opruimers. Zij zijn van het kaliber dat hoe eerder hoe liever papier laat verdwijnen. Het antwoord op deze vraag is niet eenduidig. Stukken met een juridische inhoud zoals eigendomsbewijzen, allerlei soorten overeenkomsten, brieven met een juridische lading, schriftelijke toezeggingen, polissen van nog lopende verzekeringen, polissen van levensverzekeringen al dan niet met een lijfrenteclausule etc. moet je altijd bewaren. Daarbij geldt dat je beter teveel en te lang kunt bewaren dan te weinig en tekort.
Het is bijvoorbeeld verstandig om van een premiestorting zowel het betalingsbewijs als de aangifte inkomstenbelasting waarop deze al dan niet is afgetrokken, te bewaren. Als ander voorbeeld geldt hetzelfde voor de gezamenlijk met de buren ondertekende brief waarin een afspraak over de erfafscheiding of de aanplant van een boom op de erfgrens is vastgelegd. Dergelijke stukken moet je nooit weggooien. Het kan zomaar gebeuren dat je daarop een keer een beroep moet doen.
In fiscaal opzicht kan ook een ‘eeuwige’ bewaartermijn gelden. In het belastingrecht wordt vaak de hoofdregel gehanteerd dat degene die de vrijstelling of de aftrekbaarheid claimt, altijd het recht daarop moet kunnen aantonen. Stel dat er bijvoorbeeld in het verre verleden een forse premiestorting heeft plaatsgevonden voor een lijfrente-uitkering, maar dat de aftrek daarvan vergeten is of niet mogelijk was. De hieruit volgende lijfrente-uitkering is dan in beginsel vrijgesteld tot het bedrag van de niet in aftrek gebrachte premies. Je moet die premiebetaling uiteraard wel kunnen aantonen, ook al vond die lang geleden plaats. De Belastingdienst is in deze niet de externe harde schijf die dit gegeven voor u opslaat. Het tegendeel is het geval, dit moet u echt zelf doen om uw latere voordeel veilig te stellen.
Volgens velen is de bewaartermijn 7 jaar. Die termijn geldt gewoonlijk voor een gemiddelde administratie en is gebaseerd op fiscale overwegingen. Dat wil zeggen dat dan bij de gebruikelijke uitsteltermijn van maximaal 2 jaar de mogelijke navorderingstermijn in geval van een nieuw feit van 5 jaar wordt opgeteld. In geval er echter stukken in de administratie zitten die te maken hebben met omzetbelasting en onroerende zaken geldt een herzieningstermijn van 10 jaar. In dat licht is het dan weer handig om uit te gaan van een bewaartermijn van circa 12 jaar. Ook in geval van buitenlandactiviteiten kan een termijn van 12 jaar gelden.
Om dus de eigen positie gedocumenteerd te onderbouwen, kan lang bewaren lonend zijn. Om die reden is een huis met een zolder fiscaal meer verantwoord, want daarmee kan de oneindige bewaartermijn wellicht worden veilig gesteld.
